going deeper into Product Development

Penilaian Performa Karyawan – untuk kepentingan siapa?

Dalam suatu perusahaan, maka haruslah dilakukan terhadap Performa karyawan. Penilaan ini bertujuan untuk menjamin agar menjamin pencapaian tujuan perusahaan. Di samping itu  Penilaian Peforma juga digunakan sebagai pedoman balas jasa atau untuk menjaga loyalitas karyawan agar pencapaian tujuan perusahaan menjadi tetap terjaga. Tanpa ada loyalitas dari karyawan maka perusahaan akan lebih banyak berurusan dengan permasalah internal yang berhubungan dengan ketidak-puasan karyawan. Kepuasan atau ketidak-puasan karyawan tidak lepas dari tingkatan kebutuhan manusia seperti yang dikemukakan dalam teori Maslow, yaitu pemenuhan terhadap kebutuhan dasar: sandang, pangan, dan papan, kebutuhan keamanan, dan kebutuhan untuk mengaktualisasi diri.

Apakah dasar dalam penyusunan Penilaian Performa Karyawan?

Deskripsi Penilaian Performa Karyawan harus mendasarkan diri kepada uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan, yang dibatasi dalam masing-masing jabatan. Seperti diketahui bahwa masing-masing personil yang ada dalam perusahaan akan menyumbangkan atau memberikan kompetensinya yang berupa gabungan dari: Ketrampilan, Pengetahuan dan Attitude. Kompetensi tersebut akan diaplikasikan ke dalam pelaksanaan uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing pejabat dalam perusahaan, dengan porsi yang berbeda-beda. Secara umum, semakin tinggi posisi jabatan dalam perusahaan, maka porsi komponen kompetensi akan bergerak dari, yang terbesar, dari Ketrampilan, ke Pengetahuan hingga ke Attitude.

Pada level terendah, maka yang dibutuhkan adalah Ketrampilan, dimana karyawan akan menjadi pekerja yang melaksanakan pekerjaan yang sifatnya rutin. Sedangkan komptensi Pengetahuan, akan dibutuhkan untuk mengembangkan sistem yang saat itu berjalan. Sedangkan komponen attitude akan digunakan untuk membawa perusahaan kepada suatu perbaikan terus menerus dan secara kasar dapat disebutkan sebagai Keberpihakan Karyawan kepada perusahaan.

Sebagai bentuk pengambaran yang paling sederhana adalah: bila karyawan akan diangkat sebagai salah satu pimpinan perusahaan maka penilaian terhadap attitude akan mendapatkan porsi yang terbesar, sedangkan bagi pelaksana rutin, maka bagi mereka yang bisa menjalankan ketrampilannya yang akan dipilih atau di rekrut. Sedangkan bagi pimpinan madya, maka akan dipilih dari mereka yang memilki kemapuan untuk mengembangkan sistem yang berjalan.

Tata cara penyusunan Deskripsi Performa Karyawan

Pertama-tama sebelum pedoman performa karyawan disusun, maka Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan dalam perusahaan harus sudah tersedia. Kemudian dari uraian tugas dan tanggung jawab tersebut, disusun output dari masing-masing jabatan yang ada. Kemudian dari semua output tersebut dikelompokkan dikelompokkan menjadi kelompok output. Secara umum Output tersebut dapat dikelompokkan menjadi;

  1. Jumlah
  2. Waktu
  3. Kualitas atau ketepatan.

Kelompok output tersebut kemudian dapat langsung disusun ke dalam deskripsi Performa Karyawan atau dikelompok menggunakan istilah yang lebih umum dan dijadikan key performance indicator atau Indikator kunci performa.

Managemen Performa

Seperti telah dibahas sebelumnya dalam artikel Managemen, maka aktivitas proses managemen hanyalah terdiri dari Buka dan Tutup. Dalam hal ini, setelah Deskripsi Performa disusun, maka tugas lanjutannya adalah mengaplikasikan deskripsi tersebut dalam kehidupan sehari-hari perusahaan. Selanjutnya harus dilakukan penilaian kembali atas deskripsi tersebut, dan deskripsi performa yang ada kemudian direvisi jika diperlukan, dan kemudian digunakan dalam aktivitas perusahaan sehari-hari kembali.

Dalam proses meninjau kembali akan penilaian performa, maka ke-3 komponen penilaian tersebut harus diperhatikan dengn porsi yang sama yaitu:

  1. Faktor penilai
  2. Faktor alat penilaian
  3. Faktor yang di nilai

Seharusnya populasi dalam perusahaan juga akan memenuhi hal yang sama dengan kondisi alam, atau memenuhi kaedah hukan alam, yaitu mengikuti kurva normal. Maka jika terjadi penyimpangan dalam distribusi normal, kemungkinan besar ada permasalahan dalam proses penilaian performa tersebut. Secara umum kesalahan yang muncul dalam ke-3 faktor di atas dapat digambar sebagai berikut:

  1. Semua berada di nilai tengah:faktor penyebab dominan adalah Faktor Penilai. Penilai akan meletakkan dirinya berada dalam zona aman.
  2. Terlalu banyak yang berada di kategori sangat baik: faktor yang dominan adalah Faktor alat penilai. Alat penilaian yang digunakan tidak dapat memacu adanya peningkatan kinerja atau target terlalu rendah.
  3. Terlalu banyak yang berada di kategori kurang memuaskan: faktor yang di nilai. Ini sangat berbahaya karena dimungkinkan adanya kondisi penggembosan terhadap perusahaan, atau usaha “makar”.

Juga ada hal lain yang harus diperhatikan dalam deskripsi performa karyawan yaitu, dapat digunakan untuk memotivasi karywan. Maka periode penilaiannya jika memungkinkan harus sependek , misal bulanan; serta dapat diakses oleh karyawan tersebut atau dapat dilakukan oleh karyawan itu sendiri.

Contoh pembuatan Deskripsi Penilaian Performa Karyawan

Kini akan dibahas contoh pembuatan deskripsi Penilaian Performa Karyawan. Contoh yang dibahas adalah Kepala Biro Produksi, Teknik dan Umum Stasiun pengisian bahan bakar kendaran bermotor, atau Pom bensin.

Uraian tugas untuk Kepala Biro Produksi, teknik, dan Umum adalah:

  1. Menjamin kebenaran dan kelancaran penerimaan dan pemasukkan bahan bakar kiriman
  2. Menjamin kelancaran transfer bahan bakar dari tangki penyimpan ke unit pompa bahan bakar
  3. Menjamin kenyaman pembeli bahan bakar

Maka dari uraian tugas tersebut akan dijabarkan kepada output yang akan dijadikan KPI:

Jumlah Waktu Kualitas
Kebenaran penerimaan 1.1 Susut 1.2. Lama waktu 1.3. Kesalahan tangki
Kelancaran transfer 2.1. Pertinggal 2.2. Lama waktu 2.3. Ganguan Pompa & utilitas pendukung
Kenyamanan pembeli 3.1. Ketepatan jumlah (Kalibrasi) 3.2. Lama waktu (kecepatan pompa) 3.3. Lama antre

3.4. Kebersihan

Berdasarkan uraian tabel di atas dapat mulai dirancang  KPI yang akan digunakan:

  1. point 1.1. + 1.2. + 1.3. dapat digabung menjadi: jumlah beli, Liter / jumlah dijual, Liter
    Adanya susut positif , menunjukkan bahwa ada kecerobohan dalam pelaksana baik yang mungkin ada dalam penerimaan atau penjualan. Adanya susut minus, menunjukkan ada permasalahan dalam kalibrasi, dan  berpotensi merugikan perusahaan.
  2. Point 1.2.+ 3.3. dapat digabung menjadi: waktu rata-rata lama waktu pembeli berada di Pom bensin

  3. Point 2.2. + 2.3. + 3.2. dapat digabung menjadi: (jumlah pengunjung * lama waktu teoritis berdasarkan rerata jumlah Liter terjual) / lama waktu berdasarkan kecepatan pompa teoritis * lama waktu berdasarkan kecepatan pompa teoritis / lama waktu bekerja
    Sedangkan lama Waktu teoritis dapat dihitung berdasarkan rumus: Jumlah liter terjual / kecepatan pompa / jumlah pengunjung

  4. Point 1.3. dapat menggunakan angka kejadian kesalahan transfer bahan bakar ke tangki

  5. Point 3.4 dapat menggunakan jumlah komplain pengunjung

  6. Jika dikehendaki maka no 1. + 2. + 3. dapat dijadikan 1 menjadi:

    (Jumlah beli / Jumlah jual) * ((jumlah pengunjung * lama waktu teoritis berdasarkan rerata jumlah Liter terjual) / lama waktu berdasarkan kecepatan pompa teoritis) * (lama waktu teoritis / lama waktu kerja)

    Gabungan dari (Ketepatan Jumlah beli / Jumlah Jual), ((jumlah pengunjung * lama waktu teoritis berdasarkan rerata jumlah Liter terjual) / lama waktu berdasarkan kecepatan pompa teoritis) dan (lama waktu teoritis / lama waktu kerja), juga dapat digunakan sebagai indeks untuk menunjukkan desain kenyaman pelanggan. Maka angka ini harus menuju kepada angka maksimalnya yaitu 100%.

“Penilaian Performa Karyawan
Dari sisi pemilik, merupakan alat pencapai tujuan.
Dari sisi karyawan, merupakan alat untuk aktualisasi diri.
Inikah Win-Win Solution?”

2 Responses to "Penilaian Performa Karyawan – untuk kepentingan siapa?"

Banyak perusahaan mampu membuat KPI yang sangat bagus,apalagi dibantu oleh konsultan-konsultan berpengalaman, tetapi gagal dalam memotivasi (coach) karyawan untuk mencapai KPI-KPI tersebut. Penilaian karyawan tetunya juga harus didukung oleh reward & punishment system yang memadai. Dan didukung adanya sistem positive – negative feedback sebelum masuk pada tahap reward & punishment tsb.

memang betul begitu adanya. Persoalan inti = definisi dari kompetensi; yang kemudian harus diterjemahkan ke dalam kurikulum pelatihan, dan pengukuran yang seharusnya, serta tak lupa kompetensi yang mengukur. Kalau konsultan… namanya saja konsul-tan = indah dalam memberikan konsultasi; hasil tergantung yang menjalani dn dalam kondisi yang relatif ideal.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: