going deeper into Product Development

Managemen – buka, tutup, dan buka kembali

Kita sangat sering mendengar istilah “Managemen”. Apa yang dimaksud dengan managemen sebenarnya? Kini, istilah managemen akan dibahas dengan terminologi yang sangat sederhana agar dapat memperkaya wawasan yang sudah ada saat ini.

Pertama dimulai dengan definis dari Mary Parker Follet (1868–1933), yang menuliskannya pada awal abad ke 20: “seni untuk mencapai tujuan melalui sekelompok orang” (the art of getting things done through people). Maka kata kunci dari definis tersebut adalah: Seni, Mencapai tujuan, dan Sekelompok orang.

Untuk lebih memudahkannya pembahasan akan dimulai dari Mencapai Tujuan
Setelah organisasi itu dibentuk, maka secara tidak langsung tujuan dari organisasi juga sudah terkandung di dalamnya. Organisasi yang baik selalu memiliki tujuan jangka panjang disebut sebagai Visi. Agar Visi tersebut dapat dicapai, maka tujuan tersebut akan diuraikan ke dalam tujuan-tujuan jangka pendek disebut sebagai Misi. Sedangkan turunan dari Misi akan dijabarkan ke dalam sasaran-sasaran.

Tujuan yang akan dicapai tersebut secara juga sudah membawa adanya tahapan-tahapan untuk dapat mencapai tujua tersebut. Tahapan-tahapan yang akan dilakukan tersebut kemudian disusun ke dalam suatu Rencana. Tahapan dalam pembuatan rencana disebut juga sebagai Perencanaan atau Planning.

Kemudian, agar dapat memahami managemen dengan lebih mudah, pembahasan akan dilanjutkan dengan kata kunci terakhir, Sekelompok orang.
Managemen hanya berlaku apabila diterapkan kepada manusia, dan sebaiknya harus lebih dari 2 orang. Jika hanya ada 1 orang, maka tidak diperlukan managemen, naum lebih kepada penataan diri. Sedangkan jika hanya ada 2 orang, maka jalan yang terbaik adalah dengan kompromi.

Ketika sekelompok orang berkumpul, maka secara alami akan terpilih seorang pemimpin di antara mereka, dan sangat baik jika orang tersebut kemudian memimpin dengan managemen atau menjadi Manager. Untuk lebih memperjelas maksud kalimat tersebut, berikut akan dibahas perbedaan antara Manager dan Pemimpin. Manager adalah orang yang diangkat oleh orang yang berkuasa untuk memimpin, sedangkan Pemimpin adalah orang yang dipercaya dan diangkat oleh anggota kelompok menjadi pemimpin mereka. Maka tidak ada pemimpin yang dapat mengangkat dirinya menjadi Pemimpin.

Apa fungsi dari manager atau yang menjalankan managemen?
Manager adalah seseorang yang bertugas untuk menjamin berjalannya ritme operasional hingga tujuan tercapai. Hal ini disebut juga sebagai Pengaturan (Organizing). Kemudian apa tugas dari masing-masing anggota kelompok? Mereka bertugas sesuai dengan tugas masing-masing yang telah ditetapkan sebelumnya, atau inilah yang disebut dengan Penunjukkan (Staffing). Maka dengan adanya Penunjukkan ini, akan menghasilkan struktur organisasi.
Kini telah diketahui bahwa struktur organisasimenjadi diperlukan, maka struktur organisasi harus dilengkapi dengan tanggung jawab tugas masing-masing pejabat yang ada dalam struktur tersebut. Kemudian setelah tanggung jawab dinyatakan, hal itu akan dilanjutkan dengan deskripsi tugas dan akan digunakan untuk menilai performa dari masing-masing pejabat atau personel yang ada. Agar masing-masing personel yang terlibat dapat memenuhi seluruh tugas yang ada, diperlukan aktivitas Motivasi.

Kemudian sampailah pada kata kunci yang terakhir yaitu kata kunci pertama: Seni.
Managemen merupakan seni, maka tidak ada yang benar atau salah dalam sistem yang akan dipilih. Suatu Seni berarti bahwa seseorang yang merancang sistem yang ada dapat menggunakan atau mengarahkan sistem kepada suatu bentuk yang dia sukai. Tak ada pihak lain yang dapat mengatakan bahwa pilihannya tersebut baik atau tidak baik. Yang terpenting adalah sistem dalam managemen harus diadaptasikan ke dalam personel yang ada di dalam sistem, sesuai dengan muatan lokal yang terkandung dalam organisasi tersebut. Satu-satunya cara untuk menilai apakah sistem yang ada dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak adalah dengan melakukan pengukuran performa dari managemen tersebut. Jika performa yang tercapai tidak sesuai dengan yang diharapkan maka Manager atau Pemimpin hendaknya harus melakukan penyesuaian terhadap sistem yang ada. Kemudian dari performa yang dihasilkan, akan dilakukan pengukuran kembali dan penyesuaian-penyesuaian tetap harus dilakukan kembali jika performa yang dicapai belum terpenuhi. Tahapan-tahapan dalam penilaian performa tersebut dikenal dengan istilah Pemantauan atau Monitoring. Sedangkan tahap untuk melakukan penyesuaian sasaran yang ada termasuk ke dalam kegiatan Perencanaan kembali.

Maka di dalam managemen, semua komponen yang ada akan berputar terus menerus. Sistem yang berjalan dimulai atau dibuka dengan Perencanaan, dan diakhiri dengan dilakukan penutupan dari Pemantauan atas proses Pengaturan dan Penunjukkan beserta dengan Motiviasi, dan ditutup dengan Perencanaan kembali. Gambaran ini telah menunjukkan mengenai proses managemen. Hal tersebut dapat dilihat dalam terminologi akan fungsi dasar managemen dalam bahasa modern yaitu:

  1. Perencanaan: Penentuan apa yang diperlukan dan apa yang akan dicapai dalam periode waktu tertentu (hari ini, minggu depan, bulan depan, tahun depan, 5 tahun ke depan, dll). Hasil dari Perencanaan akan diterjemahkan ke dalam Rencana Kerja.

  2. Pengaturan. Membuat penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan secara optimal.

  3. Penunjukkan. Tugas dan tanggung jawab, perekrutan, dan indeks perform dari maisng-masing personel.

  4. Motivasi. Melakukan motivasi dan kepemimpinan untuk pemberdayaan semua personel yang terlibat agar dapat berperan secara efektif daam pencapaian sasaran.

  5. Pemantauan. Memeriksa kemajuan terhadap rencana yang ada. Hasil dari proses pemantauan dapat berupa modifikasi dari rencana yang ada.

Jadi, baik menggunakan terminologi modern ataupu menggunakan definisi awal, semua akan berbicara mengenai seni pencapaian tujuan yang akan dicapai dengan sekelompok orang. Melihat hal tersebut maka sebenarnya managemen adalah hal yang sangat-sangat mudah untuk dipahami, namun dalam pelaksanaan ternyata harus didukung dengan konsistensi dan disiplin tinggi.

Kesalahan terbesar yang dilakukan Manager?
Salah satu kesalahan terbesar dari Manager adalah: Mereka suka membuka (merencanakan) tetapi tidak disiplin untuk menutup (pemantauan). Terkadang manager suka sekali untuk membuka banyak hal baru, seperti pembuatan program-program baru, adanya tugas baru, dll, tetapi banyak hal yang memerlukan waktu dalam pencapaiannya, dan mereka lupa akan apa yang telah dibuatnya, atau terkadang mereka sudah kehilangan semangat seperti pada waktu mereka membuat hal-hal baru tersebut. Keadaan yang membuatnya lebih parah adalah para Manager memiliki wewenang untuk membuat program-program tersebut.
Hanya dengan disiplin dan pencatatan yang baik dari para Manager yang akan membuatnya menutup apayang telah dibuka. Hal tersebut yang akan menyaring para manager menjadi manager yang kompeten atau tidak.

Kesalahan kedua yang dilakukan para Manager adalah: Tidak tahu apa yang akan dilakukan. Seperti telah dibahas di atas, bahwa manager merupakan jabatan yang diberikan oleh penguasa kepada seseorang. Maka terkadang banyak manager yang tidak kompeten untuk dapat melakukan proses managemen. Mereka tidak memiliki ketrampilan Penyelesaian Masalah atau tidak memiliki kreativitas. Ketika hal-hal yang tidak sesuai dengan yang direncanakan, mereka tidak tahu apa yang harus diperbuat. Kondisi yang memperburuk adalah adanya pla berpikir statis atau tidak adanya ketrampilan menggunakan ketrampilan dalam menggunakan pola berpikir. Kondisi yang terparah adalah apabila kemampuan kognitifnya juga terbatas. Kondisi pada kesalahan kedua ini dpat sedikit teratasi jika mereka memiliki kemampuan berpikir lateral.

Kesimpulan
Managemen hanyalah sistem buka dan tutup. Dibuka dengan Perencanaan, dan ditutup dengan Pemantauan, yang akan menghasilkan perencanaan kembali.Proses ini akan berjalan terus menrus tanpa ada hentinya. Sedangkan proses di antara perencanaan dan pemantauan terdapat proses pengaturan dan penunjukkan serta motivasi.

“Jangan pernah menunjuk seorang Pilot sebagai Nahkoda.
Jika tetap akan melakukan hal tersebut,
berharaplah agar laut tenang dan bebas dari badai,
serta jangan biarkan penumpang mengetahui hal tersebut.”

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: